In breve: Microsoft 365 è molto affidabile, ma garantisce che il servizio funzioni, non che ogni vostro file o email resti recuperabile nel tempo. Cestini e funzioni di conservazione hanno finestre limitate, da due settimane a tre mesi. Per tornare indietro di mesi, recuperare i dati di un collaboratore uscito o ripartire dopo un attacco serve un backup separato, fuori dal tenant Microsoft.
Responsabilità condivisa: cosa garantisce Microsoft e cosa no
Nel cloud vale il modello di responsabilità condivisa. Microsoft si occupa di datacenter, ridondanza, disponibilità del servizio e sicurezza dell’infrastruttura: se un suo disco si rompe, i vostri dati non se ne accorgono. La gestione dei dati, invece, resta al cliente: chi può cancellarli, per quanto tempo devono essere conservati, come si recuperano. Lo stesso contratto di servizio di Microsoft raccomanda di fare copie regolari dei propri contenuti.
La ridondanza protegge dai guasti di Microsoft. Non protegge dagli errori, dalle cancellazioni e dagli attacchi che partono dal vostro lato.
Per quanto tempo resta recuperabile un dato cancellato
- Posta (Exchange Online): gli elementi eliminati restano recuperabili per 14 giorni con le impostazioni predefinite, estendibili fino a 30.
- SharePoint e OneDrive: i file passano da un cestino a due livelli e restano recuperabili per 93 giorni in tutto.
- Utente eliminato: con le impostazioni predefinite la sua casella e il suo OneDrive restano disponibili per 30 giorni, poi vengono rimossi.
- Teams: le chat sono salvate nelle caselle di posta e i file in SharePoint e OneDrive, quindi seguono le stesse regole.
Superate queste finestre, il dato non si recupera più con gli strumenti standard.
Cinque situazioni in cui i cestini non bastano
- La cancellazione scoperta tardi. Una cartella di progetto eliminata per errore a luglio, che serve di nuovo a novembre.
- Il collaboratore che se ne va. L’account viene eliminato per liberare la licenza e dopo 30 giorni posta e documenti non ci sono più. Ci si accorge che servivano quando un cliente chiede un’email di un anno prima.
- Il ransomware sul PC. I file cifrati sul computer vengono sincronizzati su OneDrive e SharePoint. Esistono funzioni per riportare una raccolta a una data recente, ma vanno usate in fretta e non coprono la posta.
- L’account amministratore compromesso. Chi entra con privilegi di amministratore può svuotare cestini e modificare le regole di conservazione. Per questo l’autenticazione a più fattori è il primo passo, ma non l’unico.
- L’errore di sincronizzazione o di un’applicazione esterna. Un’app collegata o una sincronizzazione andata male sovrascrive centinaia di file con versioni sbagliate.
Le policy di conservazione non sono un backup
Microsoft 365 permette di impostare criteri di conservazione che impediscono la cancellazione definitiva per un certo periodo. Sono utili per la conformità, ma hanno tre limiti: il recupero passa da strumenti di ricerca pensati per indagini e non per ripristinare un utente in pochi minuti; non riportano una casella o un sito allo stato di una data precisa; e restano dentro lo stesso tenant, quindi un amministratore compromesso può modificarle.
Cosa serve davvero
Un backup di Microsoft 365 degno di questo nome copia ogni giorno posta, OneDrive, SharePoint e Teams in un’infrastruttura separata da quella Microsoft, con una retention decisa da voi. Deve permettere di ripristinare sia un singolo file sia un’intera casella, anche di un utente eliminato da tempo.
È quello che facciamo con Cove Data Protection, all’interno della gestione di Microsoft 365 che seguiamo per i nostri clienti: le copie sono su datacenter europei e i ripristini si provano davvero.
Domande frequenti
Microsoft 365 fa il backup automatico dei dati?
Microsoft garantisce la ridondanza dell’infrastruttura, non un backup recuperabile a lungo termine. Cestini e conservazione hanno finestre limitate e restano nello stesso ambiente, per cui serve un backup separato.
Per quanto tempo si può recuperare un’email cancellata in Microsoft 365?
Con le impostazioni predefinite per 14 giorni dallo svuotamento della cartella Posta eliminata, estendibili fino a 30 giorni dall’amministratore.
Le policy di conservazione sostituiscono il backup?
No. Servono a impedire la cancellazione definitiva per motivi di conformità, ma non consentono ripristini rapidi a una data precisa e possono essere modificate da un amministratore compromesso.
Sapete cosa succede ai dati di chi esce dall’azienda?
Se la risposta è “dipende”, vale la pena verificarlo prima che serva. Con un assessment gratuito controlliamo impostazioni di conservazione, procedure di uscita degli utenti e copie di sicurezza del vostro tenant Microsoft 365.