Cambiare fornitore IT è una di quelle decisioni che si rimandano finché non succede qualcosa. Poi succede — un server fermo per due giorni, una fattura inattesa, un tecnico che non risponde ad agosto — e all’improvviso bisogna decidere in fretta, che è il momento peggiore per farlo.
Questa guida raccoglie le domande che vale la pena porre a un potenziale partner IT prima di firmare, e soprattutto il tipo di risposta che dovreste pretendere. Vale per un’azienda di Torino come per una di Alessandria o Novara: cambia poco.
Prima domanda: chi risponde quando chiamo?
Sembra banale ed è invece la domanda che separa i fornitori seri dagli altri. Le risposte possibili sono tre, e sono molto diverse fra loro.
- Un professionista singolo. Rapporto diretto, conosce la vostra azienda a memoria, costa poco. Ma quando è in ferie, malato o su un altro cliente, siete fermi. E se un giorno smette, il sapere sulla vostra infrastruttura se ne va con lui.
- Un rivenditore di prodotti. Vi vende hardware e licenze, l’assistenza è un servizio accessorio. Funziona finché il problema è un pezzo da sostituire, molto meno quando è di configurazione o di processo.
- Una struttura con un service desk. Più persone in grado di rispondere, ticket tracciati, orari dichiarati. Costa di più della prima opzione, ma la continuità non dipende da una singola persona.
Nessuna delle tre è sbagliata in assoluto. Sono sbagliate quando non corrispondono a quanto la vostra azienda dipende dall’informatica per fatturare. Un’azienda dove un fermo di mezza giornata blocca la produzione non può appoggiarsi a una persona sola, per quanto brava.
Seconda: cosa succede se vi lascio?
È la domanda che mette a disagio, ed è per questo che va fatta. Un fornitore che lavora bene ha una risposta pronta, perché non ha niente da nascondere.
Concretamente dovreste ottenere, in qualunque momento e senza discussioni: le credenziali amministrative dei vostri sistemi, la documentazione dell’infrastruttura, l’elenco dei contratti e delle scadenze, l’accesso ai vostri backup. Sono cose vostre, non del fornitore.
Se per rispondere a questa domanda qualcuno prende tempo, avete già la risposta. La dipendenza tecnica costruita apposta è una strategia commerciale, non un dettaglio.
Terza: quali tempi vi impegnate a rispettare?
«Interveniamo subito» non è un impegno, è una formula di cortesia. Un impegno è un numero scritto sul contratto, con una distinzione fra due cose che spesso vengono confuse:
- Tempo di risposta: quanto passa da quando aprite il ticket a quando qualcuno vi risponde davvero.
- Tempo di risoluzione: quanto passa prima che il problema sia risolto.
Il secondo non può essere garantito allo stesso modo del primo — dipende dal guasto — ma un fornitore serio vi dice almeno come classifica le urgenze e con che priorità le tratta. Chiedete anche cosa succede fuori orario, perché è lì che le differenze si vedono.
Quarta: come vi accorgete dei problemi?
Questa distingue radicalmente due modi di lavorare. C’è chi aspetta la vostra telefonata e c’è chi tiene i sistemi sotto controllo e vi chiama per primo.
Il secondo modello richiede strumenti di monitoraggio centralizzato che segnalano disco che si riempie, backup fallito, servizio fermo, certificato in scadenza. Non è magia: sono cose che una macchina segnala da giorni prima di rompersi, se qualcuno guarda.
Domanda di controllo: «Nell’ultimo mese, quanti problemi avete risolto su un mio sistema senza che io me ne accorgessi?» Se la risposta è zero, non state comprando prevenzione.
Quinta: chi tocca la sicurezza, e con quali strumenti?
Nel 2026 «abbiamo l’antivirus» non è una risposta. Le minacce che colpiscono le PMI oggi — ransomware che cifra i file condivisi, account di posta compromessi, richieste di bonifico da un indirizzo che sembra quello del capo — passano quasi sempre da due porte: le postazioni di lavoro e le identità.
Chiedete cosa protegge le postazioni oltre a Windows Defender (un EDR è un’altra categoria di prodotto), se l’autenticazione a più fattori è attiva su tutti gli account e non solo sugli amministratori, e chi guarda gli avvisi che quegli strumenti generano. Uno strumento che nessuno legge è un costo, non una difesa.
Sesta: i backup li avete mai ripristinati?
Non «li fate», che è scontato. Li avete mai riportati indietro? La differenza fra un backup e un backup verificato si scopre nel giorno peggiore possibile, e la statistica è impietosa: una quota molto alta dei backup mai testati non è utilizzabile quando serve davvero.
Un fornitore che fa sul serio vi racconta con che frequenza esegue test di ripristino, su quali sistemi, e vi mostra l’esito dell’ultimo. Abbiamo scritto un pezzo intero sui modi in cui un backup può risultare inutile: vale la pena leggerlo prima di un colloquio.
Settima: quanto costa, e cosa non è compreso?
La seconda metà della domanda conta più della prima. Un canone basso con molte esclusioni finisce per costare più di un canone onesto: la differenza arriva sotto forma di preventivi extra, sempre in momenti in cui non potete dire di no.
Fatevi elencare per iscritto cosa è dentro e cosa è fuori. Le voci che tipicamente stanno in una zona grigia sono: interventi in sede, attività fuori orario, gestione dei rapporti con i fornitori terzi (il gestionale, il centralino, la connettività), progetti di migrazione, formazione degli utenti.
Il vantaggio di un partner sul territorio
Molto si fa da remoto, ed è giusto così: è più rapido e costa meno. Ma alcune cose no. Un guasto hardware, un trasloco, la messa in opera di un firewall nuovo, una riunione in cui si decide il budget dell’anno prossimo: sono momenti in cui avere qualcuno che arriva in mezz’ora invece che in mezza giornata cambia la faccenda.
C’è anche un aspetto meno tecnico ma reale. Un fornitore che lavora con altre aziende della vostra zona conosce il contesto: gli operatori di connettività che funzionano davvero in una certa area industriale, i gestionali diffusi nel vostro settore, i tempi tipici di certi fornitori locali. È esperienza che non si compra a distanza.
Una griglia per confrontare due preventivi
| Cosa guardare | Risposta debole | Risposta solida |
|---|---|---|
| Chi risponde | «Chiami me sul cellulare» | Service desk con più tecnici e ticket tracciati |
| Tempi | «Interveniamo subito» | Tempo di risposta scritto, per classe di urgenza |
| Prevenzione | Si interviene quando chiamate | Monitoraggio attivo, con report di ciò che è stato risolto |
| Sicurezza | «C’è l’antivirus» | EDR, MFA su tutti gli account, qualcuno che legge gli avvisi |
| Backup | «Girano tutte le notti» | Test di ripristino periodici con esito documentato |
| Uscita | Imbarazzo | Credenziali e documentazione vostre, sempre |
Come partire senza impegnarsi
Il modo meno rischioso di valutare un fornitore non è chiedergli un preventivo: è chiedergli di guardare cosa avete. Un assessment serio produce un documento che elenca lo stato dell’infrastruttura, i rischi in ordine di gravità e cosa costerebbe sistemarli — ed è utile anche se poi decidete di restare dove siete.
Noi lo facciamo gratuitamente e senza vincoli: una call di 90 minuti, poi un documento di sintesi. Se volete farvi un’idea prima ancora di parlare con qualcuno, il configuratore vi restituisce un profilo della vostra situazione IT in sette domande, e l’analisi dei processi stima in euro quanto vi costano le inefficienze quotidiane.
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